Voor aanvragen uit je contactformulier bestaat geen wettelijke bewaartermijn. De regel is simpel: je bewaart een bericht zolang je het voor je werk nodig hebt, en daarna niet langer. Werd het een opdracht, dan zit het zakelijke deel in je administratie (die bewaar je zeven jaar voor de Belastingdienst). Werd het niets, dan kun je zo'n bericht na een jaar in de meeste gevallen rustig weggooien.
Waarom er geen vast aantal jaren in de wet staat
Veel ondernemers zoeken naar een getal: twee jaar, vijf jaar, zeven jaar. Dat getal bestaat niet voor contactaanvragen. De privacywet werkt met een doel in plaats van een termijn. Je mag gegevens van mensen bewaren zolang je ze nodig hebt voor het doel waarvoor ze zijn achtergelaten. Is dat doel klaar, dan hoort het bericht weg.
Iemand vult je formulier in om een prijs te horen. Dat doel is bereikt als je hebt geantwoord en er duidelijkheid is: het wordt een opdracht, of het wordt het niet. Daarna heb je geen reden meer om naam, telefoonnummer en wat die persoon over zijn woning of bedrijf vertelde te blijven bewaren.
De zeven jaar die je wel kent, gaat over iets anders
Die zeven jaar is een fiscale bewaarplicht voor je administratie: facturen, contracten, afspraken over geld. Dat is niet hetzelfde als het mailtje waarin iemand vroeg of je nog plek had. Het eerste moet je bewaren, het tweede mag je opruimen.
Per soort bericht: wat is redelijk?
Het werd een klant. De afspraken, de offerte en de factuur horen in je administratie. Het oorspronkelijke formulierbericht zelf hoef je daarnaast niet apart te bewaren, maar het is ook geen probleem als het in het klantdossier belandt. Praktisch gezien bewaar je dat dossier zolang de klantrelatie loopt en de fiscale termijn geldt.
Het werd niets. Hier zit de grootste stapel, en hier wordt het minst opgeruimd. Een afgewezen aanvraag, iemand die niet meer reageerde, een klus die je zelf niet aannam. Een jaar bewaren is goed te verdedigen: je kunt nog nakijken wat je iemand geantwoord hebt en het seizoen erna nog eens contact opnemen. Veel langer heeft geen praktisch nut.
Spam en dubbele berichten. Meteen weg. Daar zit geen enkel doel in.
Berichten met gevoelige inhoud. Gaat het over gezondheid, een scheiding, een conflict met een vorige leverancier of iets anders waar iemand zich kwetsbaar in heeft gemaakt, wees dan strenger dan de rest. Korter bewaren, en zeker niet laten rondslingeren in een gedeelde mailbox.
Je mailbox is geen archief. Het is een doorgeefluik waar niemand ooit de stekker uit haalt.
Je berichten staan op meer plekken dan je denkt
Opruimen gaat vaak mis omdat één bericht zich op vier plaatsen nestelt. Loop ze een keer na, dan weet je waar je het volgende jaar moet zijn:
Je mailbox. De melding die je bij elke aanvraag krijgt. Vaak staan die berichten er nog uit het jaar dat je je site liet bouwen. Let ook op de map Verwijderd en op een eventueel doorsturende mailbox.
Je website zelf. Sommige websites slaan elk formulierbericht ook op in het systeem achter de site. Dat is handig als een mail misgaat, maar het betekent wel dat er een tweede stapel ligt waar je nooit in kijkt. Vraag na of dat bij jou zo werkt en of die lijst automatisch wordt opgeschoond.
Een extern formulier of boekingssysteem. Gebruik je een losse dienst voor formulieren, afspraken of nieuwsbriefaanmeldingen, dan staan de gegevens daar ook. Meestal kun je in de instellingen een bewaartermijn aanzetten.
Je telefoon en je notities. Het appje waarin je de aanvraag doorstuurde naar je collega, het blocnote-briefje dat je fotografeerde. Dit valt niet te automatiseren, maar het is goed om te weten dat het bestaat.
Opruimen zonder dat het een klus wordt
Zet in je mail een map of label voor aanvragen en sleep er alles in. Prik één moment per jaar, bijvoorbeeld in je stille week, en gooi alles weg dat ouder is dan een jaar en geen klant is geworden. Dat is een kwestie van sorteren op datum en selecteren.
Laat daarnaast je websitebouwer of hostingpartij vertellen wat er aan de kant van je site wordt opgeslagen en hoe lang. Zet dat vervolgens ook zo in je privacyverklaring: niet met een vaag "zo kort als mogelijk", maar met wat je echt doet. Bij joepa-sites is dit standaard geregeld, zodat er geen jarenlange stapel aanvragen stilletjes blijft liggen.
Vraagt iemand of je zijn gegevens wilt verwijderen, dan moet je dat kunnen uitvoeren. Dat is een stuk makkelijker als je weet waar alles staat. Wie zijn eigen stapels kent, is in vijf minuten klaar met zo'n verzoek.
Samengevat
- Er is geen wettelijke bewaartermijn voor contactaanvragen: je bewaart ze zolang je ze nodig hebt.
- De zeven jaar uit de boekhouding geldt voor je administratie, niet voor losse aanvraagberichten.
- Werd het niets? Een jaar bewaren en dan weggooien is goed te verdedigen.
- Formulierberichten staan vaak ook in je website, een extern formulier en je telefoon.
- Eén opruimmoment per jaar plus een eerlijke privacyverklaring is genoeg.