Als berichten van je contactformulier niet aankomen, ligt dat in de meeste gevallen aan je e-mail en niet aan het formulier zelf: het bericht belandt in je spammap, wordt geweigerd omdat het formulier mailt namens een adres dat dat niet mag, of gaat naar een ontvangstadres dat niet meer klopt. Je komt er in een paar minuten achter door zelf een testaanvraag te versturen en daarna in je spammap te kijken. Vind je hem nergens, dan is het bijna altijd een instelling bij je hosting of je websitebouwer, en geen groot drama.
Eerst testen, dan pas conclusies trekken
Vul je eigen formulier in zoals een klant dat zou doen. Gebruik daarbij een e-mailadres van buiten je eigen bedrijf (bijvoorbeeld een privéadres), want een bericht dat van jezelf naar jezelf gaat, gedraagt zich soms anders. Zet in het berichtveld iets herkenbaars, zoals 'test dinsdag'.
Daarna loop je drie plekken na: je postvak in, je spam- of ongewenste map, en eventuele filters of regels die je ooit hebt aangemaakt (veel mensen vergeten dat ze alles met het woord 'aanvraag' naar een submap sturen). Kreeg de klant wel een bedankpagina of bevestiging te zien? Dan werkt het formulier en zit het probleem in de bezorging.
Een formulier dat 'niets doet' is meestal een formulier dat keurig verstuurt naar een mailbox waar niemand kijkt.
De vier oorzaken die het bijna altijd zijn
1. Het bericht staat in je spammap. Formuliermails lijken op nieuwsbrieven: ze komen van een server, niet van een mens. Zet de afzender op je lijst met veilige afzenders en haal het bericht uit spam, dan leert je mailprogramma dat het goed zit.
2. Het formulier mailt namens de verkeerde afzender. Dit is de klassieker. Het formulier vult het e-mailadres van de bezoeker in als afzender, maar jouw server mag helemaal niet namens dat adres mailen. Grote mailproviders weigeren zo'n bericht dan stilletjes. De oplossing: laat het formulier versturen vanaf een adres op je eigen domein (bijvoorbeeld formulier@jouwdomein.nl) en zet het adres van de bezoeker in het veld 'antwoorden naar'. Dan kun je nog steeds gewoon op 'beantwoorden' drukken.
3. Het ontvangstadres klopt niet meer. Een typefout, een oud adres van een medewerker die weg is, of een doorstuuradres dat is opgeheven. Je ziet het nooit, want de melding dat het bericht niet bezorgd kon worden gaat naar de server en niet naar jou.
4. Er is iets veranderd aan je site of mail. Een update, een nieuwe pakketkeuze bij je hosting, een verhuisde mailbox of een overstap naar een andere provider. De site lijkt ongewijzigd, maar de route die het bericht aflegt is dat wel.
Wat je zelf kunt nakijken
Veel formulieren houden een logboek bij van verzonden berichten. Staat je testaanvraag daar wel in, maar komt hij niet aan, dan weet je zeker dat het aan de bezorging ligt. Staat hij er niet in, dan is het formulier zelf stuk. Dat verschil scheelt een hoop zoekwerk als je je websitebouwer of hoster belt.
Zorg dat je het nooit meer hoeft te raden
Een aanvraag die verdwijnt, merk je pas als je hem mist. Daarom is het slim om het niet van één mailtje afhankelijk te maken.
Laat het formulier elke aanvraag op twee plekken afleveren: in je gewone mailbox en in een tweede mailbox of een overzicht op de site zelf. Stuur de bezoeker daarnaast een korte bevestigingsmail. Dat is prettig voor de klant, en als die bevestiging niet aankomt weet jij meteen dat er iets mis is met je mail. Zet ten slotte een herinnering in je agenda om elk kwartaal zelf een testaanvraag te sturen. Dat kost minder moeite dan het opsporen van drie weken aan gemiste offertes.
Samengevat
- Stuur eerst zelf een testaanvraag vanaf een adres buiten je bedrijf.
- Kijk altijd in je spammap voordat je iets anders onderzoekt.
- Laat het formulier mailen vanaf je eigen domein, met de bezoeker als 'antwoorden naar'.
- Controleer of het ontvangstadres nog bestaat en nog gelezen wordt.
- Bewaar aanvragen ook buiten je mail en test elk kwartaal opnieuw.
En de aanvragen die je al misgelopen bent?
Probeer te achterhalen hoelang het al speelt. Soms vind je in het logboek van je formulier of in je websitestatistieken het moment waarop het misging. Staan er oude aanvragen in dat logboek, neem dan alsnog contact op. Een eerlijk bericht dat je hun aanvraag door een technische storing pas nu ziet, wordt zelden slecht ontvangen. Mensen die vorige week een offerte zochten, zijn vaak nog niet geholpen.
Zit je er verder niet in thuis: dit is typisch werk voor degene die je site beheert. Bij een site die joepa bouwt en onderhoudt, loopt de bezorging via het eigen domein en komt elke aanvraag ook los van je mailbox binnen, zodat er niets tussen wal en schip valt.