Moet ik die mail zelf schrijven of doet mijn website dat automatisch?

De mail gaat automatisch, maar de tekst erin schrijf je zelf. Standaardteksten van formulierpakketten zijn vaak koud en in het Engels. Vijf minuten herschrijven levert een veel betere eerste indruk op.

Wat als ik geen reactietermijn kan beloven?

Noem dan een ruime termijn die je zeker haalt, bijvoorbeeld twee werkdagen. Dat is eerlijker dan een belofte die je in een drukke week niet waarmaakt, en je mag altijd eerder reageren.

Moet ik ook een bevestiging naar mezelf sturen?

Ja, je krijgt het bericht zelf uiteraard binnen, maar controleer of die mail niet in je spambox of in een map belandt. Zet de afzender bij je veilige afzenders en kijk af en toe of er niets is blijven hangen.

Mag ik iemand meteen op mijn nieuwsbrieflijst zetten na een aanvraag?

Niet zomaar. Een aanvraag is geen toestemming voor nieuwsbrieven. Zet een vinkje bij het formulier waarmee iemand er zelf voor kiest, en noteer dat die keuze is gemaakt.

Heb ik nog een bedankpagina nodig als ik een bevestigingsmail stuur?

Ja, die twee vullen elkaar aan. De bedankpagina bevestigt direct op het scherm dat het gelukt is, de mail is het bewijs dat de klant later terugvindt.

Bevestigingsmail na een aanvraag: wat zet je erin?

In een bevestigingsmail na een aanvraag zet je drie dingen: dat het bericht is aangekomen, wanneer de klant van je hoort, en wat hij zelf heeft ingevuld. Vul dat aan met je naam, telefoonnummer en een link naar je website, en je bent er. De rest is sfeer, en sfeer mag, zolang de klant de kern in één oogopslag ziet.

Waarom die mail meer doet dan alleen bedankt zeggen

Iemand vult je formulier in en klikt op verzenden. Op dat moment weet hij twee dingen niet: of het bericht echt is aangekomen, en wanneer er iemand reageert. Dat is precies het moment waarop twijfel ontstaat. Heeft hij het goede adres gebruikt? Is er iets misgegaan? Moet hij toch maar even bellen, of alvast een tweede bedrijf aanschrijven?

Een bevestigingsmail haalt die vragen weg. Hij komt binnen terwijl de klant nog aan zijn telefoon of laptop zit, en zegt in een paar regels: het is goed gegaan, je hoort van ons, zo heten we. Dat scheelt je ook werk: minder mensen die een uur later nog een keer hetzelfde formulier invullen of je bellen om te vragen of de mail is aangekomen.

En er is een praktische kant. De klant heeft nu jouw e-mailadres in zijn inbox staan. Als jij later antwoordt, herkent hij de afzender en komt jouw bericht eerder bovendrijven tussen de offertes van anderen.

De bevestigingsmail is vaak het eerste wat een klant écht van je ontvangt. Laat hem klinken als jij, niet als een systeem.

Wat erin hoort

Houd het kort. Een bevestigingsmail die je moet scrollen, leest niemand. Dit zijn de onderdelen die ertoe doen:

Een bevestiging in gewone taal. Begin met de boodschap zelf: je aanvraag is bij ons binnen. Niet "uw verzoek met referentienummer is in behandeling genomen", gewoon een zin die klinkt alsof een mens hem heeft getypt.

Wanneer de klant iets hoort. Noem een termijn die je altijd waarmaakt, bijvoorbeeld de eerstvolgende werkdag. Een termijn die je niet haalt is erger dan geen termijn. Werk je op vaste dagen of ben je een week dicht, zet dat er dan bij.

Een kopie van wat hij heeft ingevuld. Zo ziet de klant of hij het juiste telefoonnummer heeft doorgegeven, en heeft hij later iets om naar terug te zoeken. Het voorkomt ook discussie over wat er precies gevraagd was.

Hoe hij je bereikt als het haast heeft. Je telefoonnummer en eventueel WhatsApp. Sommige aanvragen blijken toch spoed.

Wie je bent. Bedrijfsnaam, een link naar je website, en liefst een persoonlijke afzender (jan@jouwbedrijf.nl in plaats van noreply@). Mensen antwoorden op zo'n mail, en dan wil je dat dat antwoord ergens aankomt.

Een zinnetje extra mag

Eén korte verwijzing naar iets nuttigs werkt vaak goed: je veelgestelde vragen, een pagina die uitlegt hoe je werkt, of een paar foto's van eerder werk. Dat geeft de klant iets te doen tijdens het wachten, en het versterkt zijn vertrouwen voordat jij belt. Houd het bij één link.

Wat je beter weglaat

Geen nieuwsbrief-inschrijving zonder dat erom gevraagd is. Geen vijf social-mediaknoppen. Geen aanbiedingen voor diensten waar deze klant niets mee heeft. En geen noreply-afzender: dat is het online equivalent van een deur die alleen van jouw kant opengaat.

Ook weglaten: alles wat belooft wat je niet waarmaakt. "Wij nemen zo spoedig mogelijk contact op" is een lege zin. Als je het niet kunt vastleggen, zeg dan eerlijk dat je in drukke periodes iets langer nodig hebt.

Samengevat

Bevestig in gewone taal dat de aanvraag binnen is.
Noem een reactietermijn die je altijd haalt.
Stuur een kopie mee van wat de klant invulde.
Zet er je telefoonnummer en bedrijfsnaam bij.
Gebruik een echt e-mailadres, geen noreply.

Zorgen dat hij ook echt aankomt

Een bevestigingsmail die in de spambox belandt, is erger dan geen mail: de klant denkt dat er niets is gebeurd. Verstuur daarom vanaf je eigen domein en zorg dat de technische afzenderinstellingen van je e-mail kloppen. Je websitebouwer of hostingpartij kan dat voor je regelen; het is eenmalig werk.

Test hem daarna zelf. Vul je eigen formulier in met een Gmail-adres, een Outlook-adres en je telefoon ernaast. Komt de mail aan, ziet hij er op een klein scherm goed uit, en staat de afzendernaam netjes (je bedrijfsnaam, niet een reeks tekens)? Doe die test opnieuw als er iets aan je website verandert.

Bij een website die door joepa is gemaakt staat zo'n bevestigingsmail er vanaf dag één in, vanaf je eigen domein. Maar ook als je het zelf regelt: één keer goed instellen en één keer testen is genoeg om er daarna nooit meer aan te hoeven denken.