In een zakelijke e-mailhandtekening horen vijf dingen: je naam, wat je doet, je bedrijfsnaam, je telefoonnummer en een link naar je website. Meer is zelden nodig, minder kost je aanvragen. Houd het tot ongeveer vier regels en zorg dat alles klopt met wat er op je website en in je Google-bedrijfsprofiel staat.
Wat er altijd in hoort
Je stuurt per week tientallen mails naar klanten, leveranciers en mensen die je net hebt gesproken. Onder elke mail staat een stukje tekst dat je één keer instelt en daarna honderden keren meegaat. Dat is de goedkoopste zichtbaarheid die je hebt, dus het loont om er vijf minuten aan te besteden.
De basis is kort. Je voor- en achternaam, zodat mensen weten met wie ze spreken. Eén regel over wat je doet of welke rol je hebt ("hovenier" of "eigenaar" zegt al genoeg). Je bedrijfsnaam. Een telefoonnummer waarop je echt bereikbaar bent. En je webadres, als klikbare link.
Dat laatste wordt vaak vergeten of half gedaan. Een link die alleen als platte tekst in de mail staat, moet de ontvanger overtikken. Een link die wel klikt, levert bezoek op precies het moment dat iemand aan je denkt.
Alleen als het van toepassing is
Werk je op vaste tijden of ben je een paar dagen per week dicht? Zet dat erbij, dan belt niemand op je vrije dag en wacht niemand onnodig op antwoord. Heb je een fysieke zaak waar klanten langskomen, dan is het adres nuttig. Werk je vanuit huis zonder bezoekadres, laat het dan weg.
Wat je beter weglaat
De meeste handtekeningen zijn niet te kort, maar te lang. Een paar dingen die je gerust kunt schrappen:
Een plaatje in plaats van tekst. Een handtekening als afbeelding ziet er op jouw scherm mooi uit, maar wordt bij veel ontvangers geblokkeerd of belandt als bijlage in hun mailtje. Je telefoonnummer is dan onvindbaar. Gebruik gewone tekst, eventueel met een klein logo erboven.
Vijf social-icoontjes. Heb je één kanaal dat je echt bijhoudt, zet die erbij. Een rij logo's naar accounts waar al twee jaar niets op staat, werkt tegen je.
De juridische disclaimer van drie alinea's. "Deze e-mail is uitsluitend bestemd voor de geadresseerde" heeft voor een mkb-bedrijf geen praktische waarde en maakt elke mail rommelig.
Citaten, spreuken en ecologische oproepen. Leuk bedoeld, maar het leidt af van je telefoonnummer.
Je e-mailadres. Dat staat al bovenaan de mail. Wie wil antwoorden, drukt op beantwoorden.
Een handtekening is geen visitekaartje dat je uitdeelt. Het is de kortste route van je mail naar je website.
De link die iets oplevert
Standaard verwijs je naar je homepage. Dat is prima en bijna altijd de beste keuze: daar vindt iemand de rest vanzelf. Maar als je vaak dezelfde soort mail stuurt, mag je gerichter linken.
Stuur je veel offertes, dan is een link naar je pagina met klantverhalen of projecten sterker dan de homepage. Iemand die net een prijs heeft gekregen, wil zien wat anderen van je werk vonden. Werk je met afspraken, dan is een link naar je afsprakenpagina handiger dan een telefoonnummer alleen.
Houd het bij één link. Twee of drie links onder elkaar leidt tot niet klikken.
Zorg dat de gegevens overal gelijk zijn
Je telefoonnummer en bedrijfsnaam in je handtekening horen letterlijk hetzelfde te zijn als op je website en in je Google-bedrijfsprofiel. Niet omdat een mail invloed heeft op je positie in Google, maar omdat mensen (en AI-assistenten die je gegevens oppikken) in de war raken van twee verschillende nummers. Verhuis je of krijg je een nieuw nummer, pas dan ook je handtekening aan. Die wordt bijna altijd vergeten.
Instellen en bijhouden
In elk mailprogramma zit de handtekening bij de instellingen, meestal onder "handtekening" of "ondertekening". Stel hem apart in voor je telefoon: de meeste mensen mailen een flink deel van de dag mobiel, en daar staat standaard "Verzonden vanaf mijn iPhone". Dat is geen ramp, maar een naam en telefoonnummer helpen de ontvanger meer.
Werk je met meerdere mensen, maak dan één opzet voor iedereen en laat alleen naam en rol wisselen. Dat oogt verzorgd en scheelt discussie.
Zet tot slot een herinnering in je agenda, een paar keer per jaar. Klopt het telefoonnummer nog? Werkt de link? Staat er geen actie meer in die vorig jaar afliep? Een handtekening die naar een oude aanbieding verwijst, is slechtere reclame dan geen handtekening.
Samengevat
- Naam, rol, bedrijf, telefoonnummer en een klikbare link: dat is de basis.
- Gebruik tekst, geen afbeelding, anders verdwijnt je nummer bij de ontvanger.
- Schrap disclaimers, spreuken, je eigen e-mailadres en dode social-icoontjes.
- Eén link, gericht op wat je het vaakst mailt.
- Houd naam en nummer identiek aan je website en je Google-profiel.
- Stel hem ook op je telefoon in en check hem een paar keer per jaar.