Zakelijke mail belandt bijna altijd om één van drie redenen in de spambox: de ontvanger kan niet controleren dat het bericht echt van jouw domein komt, de inhoud lijkt te veel op reclame, of er is eerder rommel verstuurd vanaf jouw adres of jouw server. De eerste reden komt het vaakst voor en is ook het makkelijkst op te lossen: drie instellingen bij je domeinnaam (SPF, DKIM en DMARC) bewijzen dat jij de echte afzender bent. Die zet je hostingpartij of websitebouwer voor je goed, daarna let je zelf nog op de inhoud van je berichten.
Waarom berichten in de spambox komen
Gmail, Outlook en andere mailproviders krijgen dagelijks bergen nepmail binnen die zogenaamd van een bedrijf komt. Om dat tegen te houden, controleren ze bij elk bericht een paar dingen: komt deze mail echt van het domein dat erboven staat, is er eerder geklaagd over deze afzender, en ziet het bericht eruit als iets wat iemand wil ontvangen? Scoort je mail slecht op één van die punten, dan gaat hij naar spam. Je krijgt daar geen melding van, dus vaak merk je het pas als een klant zegt dat hij niets heeft gehoord.
Het verschil tussen af en toe en altijd
Belandt af en toe een bericht in de spambox, dan ligt het meestal aan de inhoud of aan de instellingen van die ene ontvanger. Gebeurt het structureel, bij meerdere klanten en meerdere providers, dan is er bijna altijd iets mis met de technische kant van je domeinnaam. Dat is goed nieuws, want dat is een eenmalige klus.
De techniek in gewone taal
Er zijn drie instellingen die horen bij je domeinnaam (het stuk achter het apenstaartje in je mailadres). Ze staan niet op je website, maar in de administratie van je domein.
SPF is een lijstje van de systemen die namens jou mail mogen versturen. Staat de verzendende server er niet op, dan is dat een signaal dat het nepmail kan zijn.
DKIM is een digitale handtekening in elk bericht. Daarmee kan de ontvanger controleren dat de mail onderweg niet is aangepast en echt van jouw domein komt.
DMARC vertelt de ontvanger wat hij moet doen als die twee controles mislukken: toch bezorgen, naar spam, of weigeren.
Dit is werk voor je hostingpartij of websitebouwer, niet voor jou. Vraag gewoon of SPF, DKIM en DMARC voor je domein goed staan. Bij sites die joepa bouwt en host hoort dit bij het werk, zodat je mail en je website vanaf hetzelfde domein kloppen.
Je kunt een perfecte mail schrijven, maar als de ontvanger niet kan controleren dat hij van jou komt, leest niemand hem.
Mail die je website verstuurt
Een veelvergeten boosdoener zijn de berichten die je website zelf verstuurt: de melding van je contactformulier, een bevestiging aan de klant, een automatisch antwoord. Die worden verstuurd door de server van je website, maar met jouw mailadres als afzender. Precies het patroon waar spamfilters op letten.
De oplossing is dat die berichten via een echte maildienst de deur uit gaan, met een afzender op je eigen domein en het adres van de klant als antwoordadres. Merk je dat formulierberichten wel binnenkomen bij jou maar bevestigingen nooit bij klanten, noem dat dan expliciet als je het laat nakijken.
Wat je zelf aan je berichten verandert
Als de techniek klopt, bepaalt de inhoud de rest. Een paar praktische dingen die helpen:
Schrijf een eerlijke onderwerpregel. Geen hoofdletters, geen uitroeptekens, geen gratis of actie in de eerste zin. Gewoon waar het over gaat.
Zet er tekst in, niet alleen een afbeelding. Een mail die uit één plaatje en één knop bestaat, leest voor een filter als reclame.
Stuur geen bijlage bij een eerste contact. Zet je offerte of brochure liever op een pagina van je website en link ernaartoe.
Gebruik je eigen domein. Mail vanaf een gratis adres van je provider komt vaker in de spambox terecht en oogt bovendien minder betrouwbaar.
Vraag klanten je toe te voegen aan hun contacten. Een bericht uit de spambox slepen is voor de ontvanger het sterkste signaal dat jij geen spam bent.
Wil je weten hoe het ervoor staat, stuur dan een testbericht naar een Gmail-adres en een Outlook-adres die je zelf kunt openen. Komt hij daar netjes binnen, met jouw naam en zonder waarschuwing, dan zit het goed.
Samengevat
- Structureel in de spambox betekent meestal: de instellingen bij je domeinnaam kloppen niet.
- SPF, DKIM en DMARC bewijzen samen dat jij de echte afzender bent. Laat ze door je hoster of websitebouwer zetten.
- Berichten die je website verstuurt, horen via een echte maildienst te gaan, met je eigen domein als afzender.
- Eerlijke onderwerpregel, echte tekst en geen bijlage bij een eerste contact schelen een hoop.
- Test zelf met een Gmail- en een Outlook-adres in plaats van af te wachten.