Neem bij een overstap alleen de klantgegevens mee die je echt gebruikt: je nieuwsbrieflijst, lopende aanvragen en klantaccounts die nog actief zijn. Haal die eruit in een gewoon bestand (meestal een export naar Excel of csv) vóórdat je het oude pakket opzegt, want na de opzegtermijn is de database vaak weg. Alles wat je niet meer gebruikt laat je bewust achter: oude contactformulieren van jaren terug zijn geen bezit maar een risico.
Welke gegevens staan er eigenlijk op je oude site?
Veel ondernemers denken bij een website aan teksten en foto's, en vergeten dat er ook gegevens van mensen in het systeem zitten. Op een gemiddelde mkb-site gaat het om vier soorten.
Berichten uit je contactformulier. Soms worden die alleen doorgestuurd naar je mailbox, soms worden ze ook opgeslagen in de website zelf. In dat tweede geval staat er een lijst met namen, mailadressen en vragen die je nooit hebt gezien.
Je nieuwsbrieflijst. Die staat meestal in een apart mailprogramma, maar het aanmeldformulier zit aan je site vast. Raakt dat formulier los, dan loopt de aanwas stil terwijl de lijst zelf blijft bestaan.
Klantaccounts en bestellingen. Heb je een webshop, een boekingssysteem of een inlogomgeving, dan zitten daar adressen, afspraken en facturen in. Dit is het zwaarste deel van de verhuizing.
Statistieken en meetgegevens. Strikt genomen geen klantgegevens, maar wel iets wat je wilt bewaren voordat de boel wordt opgeheven.
Meenemen of laten staan?
De verleiding is groot om alles te exporteren, voor het geval dat. Doe dat niet. Elk bestand met persoonsgegevens dat je op je bureaublad bewaart, moet je ook beveiligen, bijhouden en ooit opruimen. De vuistregel: neem mee wat een doel heeft in je bedrijf van volgend jaar.
Meenemen doe je in elk geval je nieuwsbriefabonnees, aanvragen van de afgelopen maanden die nog kunnen landen, lopende afspraken en boekingen, en klantgegevens die je nodig hebt voor garantie, onderhoud of je administratie. Voor facturen geldt bovendien de fiscale bewaarplicht, maar die bewaar je in je boekhouding, niet in je website.
Laten staan doe je formulierberichten van jaren geleden waar nooit iets uit kwam, accounts van mensen die zich ooit registreerden en nooit terugkwamen, en losse lijstjes uit een actie die allang voorbij is. Die mag je gewoon laten verdwijnen met het oude pakket.
Gegevens die je niet gebruikt zijn geen bezit, maar een risico dat je meeverhuist.
En je reviews en klantverhalen?
Reviews die klanten op je eigen site achterlieten zijn tekst, geen klantgegevens, maar ze zijn wel van die klant. Neem ze mee met naam en al zoals ze er stonden, of kort ze in tot wat je mocht publiceren. Verzin er niets bij.
Zo haal je het eruit, in de goede volgorde
De fout die het meeste pijn doet, is opzeggen en dán pas gaan zoeken. Zodra het abonnement afloopt, gaat bij veel partijen ook de database eruit en bestaat er geen knop meer om iets terug te halen.
Werk daarom in deze volgorde. Vraag eerst om een export van alles wat in het systeem staat, of maak die zelf als je toegang hebt. Een gewoon csv- of Excel-bestand is genoeg, daar kan elk ander systeem mee overweg. Controleer daarna of het bestand echt gevuld is en of de kolommen kloppen, want een lege export merk je anders pas veel later. Zet het vervolgens op een plek waar je het terugvindt en die beveiligd is, bijvoorbeeld in je boekhoudpakket, je klantoverzicht of een map met wachtwoord. Pas als dat staat, zeg je op.
Is je bouwer onbereikbaar of werkt hij niet mee, dan heb je recht op je eigen klantgegevens: je bent zelf de verwerkingsverantwoordelijke en je bouwer verwerkt ze voor jou. Vraag het schriftelijk en noem die rol er expliciet bij.
Netjes blijven volgens de privacyregels
Een overstap verandert niets aan waarom je gegevens mag hebben. Mensen die zich ooit aanmeldden voor je nieuwsbrief hoeven zich niet opnieuw aan te melden omdat jij van website wisselt. Maar de verhuizing is wel een mooi moment om op te ruimen.
Houd drie dingen aan. Gebruik de gegevens voor hetzelfde doel als eerst, dus geen oude offerteaanvragen ineens in je nieuwsbrief duwen. Gooi weg wat je niet meer nodig hebt, dat is geen extra regel maar precies wat de wet bedoelt. En pas je privacyverklaring aan als je nieuwe site via een andere partij draait of andere systemen gebruikt, want daar staat in wie je gegevens verwerkt.
Samengevat
- Exporteer vóór de opzegging, niet erna: daarna is de database meestal weg.
- Neem mee wat een doel heeft: nieuwsbrieflijst, lopende aanvragen, actieve klanten.
- Laat oude formulierberichten en slapende accounts achter.
- Controleer de export op inhoud voordat je het oude pakket afsluit.
- Werk je privacyverklaring bij als er andere systemen achter je site zitten.
Bij een nieuwe site bij joepa zetten we je bestaande lijst en aanvragen mee over als je die aanlevert, en koppelen we je formulier zo dat berichten gewoon in je mailbox blijven binnenkomen. Je hoeft niet zelf uit te zoeken welk bestandsformaat ergens in past.