Ja, je e-mailadres kun je meenemen bij een overstap naar een nieuwe websitebouwer, mits je domeinnaam meeverhuist en de instellingen daarachter (de MX-records) op tijd worden overgezet. Regel je dit niet, dan kun je tijdelijk geen mail ontvangen of raak je oude berichten kwijt. Met een paar simpele stappen voorkom je dat gedoe.
Waarom e-mail vaak misgaat bij een overstap
Een nieuwe website laten bouwen voelt als een technisch klusje voor de site zelf, niet voor je postvak. Toch loopt het daar geregeld mis. Ondernemers denken dat e-mail vanzelf meeverhuist met de website, terwijl e-mail eigenlijk los staat van de site en zijn eigen instellingen heeft. Wordt daar niet op gelet, dan kun je dagenlang geen mail ontvangen, of erger: berichten van klanten komen aan bij een postbus waar niemand meer inlogt.
Hoe je e-mailadres samenhangt met je domeinnaam
Je e-mailadres (bijvoorbeeld info@jouwbedrijf.nl) hangt niet vast aan je website, maar aan je domeinnaam. Zolang je die domeinnaam in eigen beheer hebt of goed meeneemt bij de overstap, kan je e-mail net zo goed meeverhuizen naar een andere partij, ongeacht bij wie de website straks draait.
Wat zijn MX-records?
Een MX-record is een instelling bij je domeinnaam die aangeeft waar binnenkomende mail naartoe gestuurd moet worden, te vergelijken met een doorstuuradres voor de post. Verhuis je naar een nieuwe hostingpartij, dan moet dit record mee veranderen. Gebeurt dat niet, dan blijft mail bij de oude plek aankloppen.
Je domeinnaam is de sleutel tot je e-mail: wie die vasthoudt, bepaalt of je bereikbaar blijft.
Zo behoud je je e-mailadres stap voor stap
Voor de overstap
Vraag bij je huidige leverancier na wie eigenaar is van de domeinnaam en waar de MX-records nu staan. Maak een export of back-up van belangrijke oude e-mails, want die worden niet altijd automatisch meegenomen. Vraag je nieuwe partij ook hoe zij e-mail regelen: bij de hostingpartij zelf of via een aparte mailprovider.
Tijdens de overstap
Laat de MX-records pas aanpassen op een rustig moment, bijvoorbeeld in het weekend, zodat een korte overgang je klanten niet stoort. Test daarna of je zowel mail kunt versturen als ontvangen. Versturen lukt vaak al eerder dan dat het ontvangen weer volledig meekomt.
Wat als het toch misgaat
Loopt de overstap stroef, dan is dat meestal een kwestie van enkele uren tot een dag, niet van weken. Wijzigingen in de instellingen achter je domeinnaam hebben even tijd nodig om overal door te dringen. Kom je er niet uit, schakel dan je nieuwe partij in, die kan meestal meekijken in de instellingen bij je domeinregistrar. Bij een overstap naar joepa nemen we dit soort instellingen mee als vast onderdeel van de verhuizing, zodat jij niet zelf hoeft uit te zoeken welke schuifjes waar staan.
Samengevat
- Je e-mailadres hangt vast aan je domeinnaam, niet aan je website
- MX-records bepalen waar je mail wordt afgeleverd
- Vraag vooraf na wie de domeinnaam en MX-records beheert
- Maak een back-up van belangrijke oude e-mails
- Wijzig instellingen op een rustig moment en test daarna meteen