Haal je website niet als eerste offline, maar begin bij je domeinnaam: die houd je nog minstens een jaar aan, want je e-mail hangt eraan en een vervallen domein kan door iedereen worden overgenomen. Zet daarna een korte afscheidspagina online met tot wanneer je bereikbaar bent en waar klanten terechtkunnen. Pas als dat staat, zeg je hosting, abonnementen en vermeldingen op, in die volgorde.
Je domeinnaam is het belangrijkste stuk
Een website kun je offline halen en in theorie later weer opbouwen. Een domeinnaam die verloopt, is echt weg. Na de opzegtermijn komt hij vrij en kan iedereen hem registreren. Bij namen met een beetje geschiedenis gebeurt dat regelmatig: ze worden opgepikt door partijen die er advertenties of iets ongures op zetten. Je oude visitekaartjes, je bedrijfsbus en elke link die ooit naar je site wees, verwijzen dan naar iets wat niets met jou te maken heeft.
Houd je domeinnaam daarom minstens een jaar na je laatste werkdag aan, ook als de site er al af is. Een domein kost een paar tientjes per jaar en dat is goedkope rust. Loopt je zakelijke e-mail over dat domein, en dat is bijna altijd zo, dan heb je dat jaar sowieso nodig. Naweeën van een bedrijf komen traag binnen: laatste facturen, post van de Belastingdienst, een klant met een vraag over garantie, en de wachtwoordherstelmails van accounts die je nog moet opzeggen.
Controleer eerst wie de houder is
Bij .nl-domeinen staat geregistreerd wie de houder is. Staat daar de naam van je websitebouwer in plaats van die van jou of je bedrijf, zet dat dan nu recht, zolang je nog gewoon contact hebt. Zodra je onderneming is uitgeschreven, wordt zo'n wijziging ineens een stuk omslachtiger.
Zet een eerlijke afscheidspagina online
De meeste stoppende ondernemers laten hun site op een dag gewoon verdwijnen. Klanten die je nog zoeken, krijgen dan een foutmelding en weten niet of je gestopt bent, failliet bent of alleen even offline. Dat kost je niets om beter te doen: vervang je site door één pagina met je bedrijfsnaam, de mededeling dat je bent gestopt, de datum, tot wanneer je nog op e-mail reageert en waar mensen met lopende zaken terechtkunnen.
Een site die stilletjes verdwijnt laat klanten gissen. Eén eerlijke pagina sluit het netjes af.
Werk je in een vak met nazorg, garantie of een bewaarplicht voor dossiers (denk aan een installateur, een praktijk of een adviseur), zet dan ook neer hoe mensen hun gegevens of garantiebewijzen kunnen opvragen. Heb je collega's die je werk overnemen, noem ze dan met naam. Dat is een nette overdracht naar je klanten en vaak ook naar die collega's.
Verkoop je je bedrijf, zet de website dan op papier
Gaat je bedrijf over naar een ander, dan hoort de online kant letterlijk in de afspraken. Niet alleen de website, maar ook de domeinnaam, de hosting, de inloggegevens van het beheer, de social-accounts en het Google-bedrijfsprofiel. Dat profiel is belangrijker dan mensen denken: je reviews hangen aan het profiel, niet aan je website. Wordt het profiel verwijderd in plaats van overgedragen, dan zijn jaren aan sterren weg.
Twee dingen vragen extra aandacht. Foto's en teksten mogen alleen mee als jij er de rechten op hebt; een fotograaf verleent vaak een licentie aan jou persoonlijk, niet aan de volgende eigenaar. En klantgegevens uit je website of formulieren kun je niet zomaar overdragen: daar gelden privacyregels voor, zeker als het om meer gaat dan een naam en een factuuradres.
Opzeggen in de juiste volgorde
De volgorde voorkomt het meeste gedoe. Verleng eerst je domeinnaam voor nog een jaar. Zet dan je afscheidspagina online. Stel daarna je zakelijke e-mail in op doorsturen naar je privéadres, en controleer of dat werkt. Pas dan zeg je je website-abonnement, hosting en losse diensten op.
Ben je definitief dicht, markeer je Google-bedrijfsprofiel dan als permanent gesloten in plaats van het te verwijderen. Een verwijderd profiel kan door Google of door bezoekers opnieuw worden aangemaakt en staat dan weer als open bedrijf online. Loop tot slot de plekken langs waar je buiten je eigen site staat: branchegidsen, een vereniging, de site van een samenwerkingspartner. Dat zijn precies de vermeldingen die anders nog jaren blijven staan.
Samengevat
- Houd je domeinnaam minstens een jaar langer aan; je e-mail hangt eraan en een vervallen domein komt vrij voor anderen.
- Check of jij de houder van het domein bent, nog vóór je uitschrijft.
- Vervang je site door één afscheidspagina met datum, bereikbaarheid en waar klanten terechtkunnen.
- Bij verkoop: domein, hosting, accounts en Google-profiel in de afspraken zetten, inclusief wie de reviews houdt.
- Opzeggen op volgorde: domein verlengen, afscheidspagina, mail doorsturen, dan pas hosting en abonnementen.