Zeg pas iets op als je nieuwe website live staat en je hem een paar weken rustig hebt gecontroleerd. Begin daarna met de dingen die je zeker niet meer gebruikt (oude hosting, plugins, extra tools) en laat je domeinnaam en je e-mail als allerlaatste, of beter nog: zeg die helemaal niet op, maar verhuis ze. Eén verkeerde opzegging op het verkeerde moment haalt je site of je mailbox onderuit.
Eerst live en gecontroleerd, dan pas opzeggen
De verleiding is groot. De nieuwe site staat erop, je bent blij, en die oude factuur van vijftien euro per maand mag wel eens stoppen. Toch is dat het verkeerde moment. In de eerste weken na een overstap komen de kleine dingen pas boven water: een formulier dat mail niet aflevert, een pagina die nog naar het oude adres verwijst, een koppeling met je agenda die niemand getest had.
Houd de oude boel daarom nog even aan. Een maand extra hosting kost je een paar tientjes. Een mailbox die halverwege de week dichtklapt omdat een abonnement afliep, kost je klanten. Zet in je agenda wanneer je gaat opzeggen, zodat je het niet vergeet, maar zet die datum ruim na de livegang.
Een maand dubbel betalen is goedkoper dan een week zonder mail zitten.
Maak eerst een lijstje van wat er loopt
Bijna niemand weet uit zijn hoofd wat er allemaal aan de oude website hing. Kijk daarom in je bankafschriften en in je mailbox op facturen van het afgelopen jaar. Zoek op woorden als hosting, domein, abonnement en licentie. Dit kom je meestal tegen:
De basis
Hosting (de plek waar je site staat), je domeinnaam, je zakelijke e-mail en soms een apart beveiligingscertificaat voor het slotje in de adresbalk. Bij veel aanbieders zit dit in één pakket, bij anderen staat het los.
De extra's
Onderhoudscontract of servicepakket bij je oude bouwer, betaalde plugins of thema's, een back-uptool, een formulier- of boekingstool, een statistiekenpakket, een chatfunctie, een nieuwsbriefprogramma, een stockfoto-abonnement. Precies deze categorie blijft het vaakst ongemerkt doorlopen, want het zijn kleine bedragen die je niet meer herkent.
Zet achter elk item wat de nieuwe site ermee doet: vervangen, verhuisd, of niet meer nodig. Wat in de kolom "niet meer nodig" staat, mag weg.
De volgorde: van ongevaarlijk naar gevoelig
Werk van buiten naar binnen. De losse tools eerst, de fundamenten als laatste.
1. Losse tools en licenties. Plugins, thema's, een oude chatfunctie, een statistiekentool die je niet meer opent. Hier kan weinig misgaan. Let alleen op of er nog gegevens in zitten die je wilt bewaren, zoals verzonden formulieren of een lijst nieuwsbriefinschrijvingen. Exporteer die eerst.
2. Het onderhoudscontract bij je oude bouwer. Kijk naar de opzegtermijn in je contract en zeg schriftelijk op. Vraag in diezelfde mail meteen of je nog toegang houdt tot het beheerpaneel tot de einddatum, voor het geval je iets vergeten bent.
3. De oude hosting. Pas als je zeker weet dat alles op de nieuwe plek draait en je een kopie van de oude site en de bestanden hebt. Zeg je hosting op, dan verdwijnt alles wat erop stond, inclusief mailboxen die je daar had.
4. Domeinnaam en e-mail: niet opzeggen, maar verhuizen. Dit is het verschil waar het misgaat. Opzeggen betekent dat je je adres kwijtraakt en iemand anders het kan registreren. Verhuizen betekent dat hetzelfde adres gewoon van je blijft, alleen op een andere naam. Regel de verhuizing eerst, en laat de oude partij daarna de rest afsluiten.
Samengevat
- Wacht met opzeggen tot je nieuwe site een paar weken foutloos draait.
- Maak een lijst op basis van je facturen van het afgelopen jaar.
- Zeg losse tools eerst op, hosting daarna, domein en e-mail nooit zomaar.
- Domein en e-mail verhuis je, opzeggen kost je je adres.
- Exporteer gegevens uit tools voordat je ze stopzet.
Opzeggen zonder gedoe
Doe het schriftelijk, per mail of via het account, en bewaar de bevestiging. Een telefoontje is geen bewijs. Noem je klantnummer en de einddatum die je wilt, en vraag om een bevestiging terug.
Let op jaarcontracten die stilzwijgend doorlopen: bij veel hostingpartijen moet je een maand van tevoren opzeggen, anders schuift je abonnement een jaar op. Loopt er een automatische incasso of een creditcardbetaling, controleer dan de maand erna je afschrift. Stopt de afschrijving niet, dan is de opzegging niet verwerkt.
Staat je nieuwe site bij een partij die hosting, onderhoud en updates in één bedrag doet (zo werkt het bij joepa), dan valt er na de overstap vaak maar één ding op te zeggen: het oude pakket. Dat scheelt een hoop losse eindjes.