Voordat je overstapt naar een nieuwe websitebouwer wil je van vijf dingen de sleutel in handen hebben: je domeinnaam, je hosting, je e-mail, je Google-bedrijfsprofiel en je meetgegevens. Zorg dat jouw eigen e-mailadres bij elk van die accounts als eigenaar staat, niet alleen dat van je bouwer. Regel je dat vooraf, dan is de overstap zelf vooral een kwestie van knoppen omzetten.
Welke accounts horen eigenlijk bij jou
Een website is niet één ding, maar een stapeltje losse accounts die toevallig samenwerken. Bij de meeste mkb-bedrijven heeft de bouwer die ooit allemaal aangemaakt, vaak op zijn eigen e-mailadres, omdat dat op dat moment het snelst was. Jaren later blijkt dan dat de ondernemer nergens zelf bij kan.
De vijf die er echt toe doen
- Je domeinnaam. Dit is je adres op internet. Staat die op naam van je bouwer, dan kan hij jouw site in theorie ergens anders naartoe wijzen. Dit is de belangrijkste van allemaal.
- Je hosting. De plek waar de bestanden van je site staan. Je hoeft er zelden in, maar je wilt weten waar het is en wie de rekening betaalt.
- Je e-mail. Vaak hangt je zakelijke mail aan dezelfde domeinnaam. Eén verkeerde instelling bij de verhuizing en je post komt niet meer binnen.
- Je Google-bedrijfsprofiel. Dat staat los van je website, maar wordt net zo vaak door een ander beheerd. Zonder eigenaarsrechten kun je niets aanpassen.
- Je meetgegevens. Statistieken en Search Console. Die wil je niet kwijt, want daarmee zie je straks of de nieuwe site het beter doet.
Daarnaast zijn er de kleintjes die je pas mist als ze wegvallen: je afsprakensysteem, je nieuwsbriefprogramma, een betaalkoppeling, een reserveringsmodule. Loop in gedachten je eigen site langs en noteer alles waar een bezoeker op kan klikken dat niet gewoon tekst is.
Zo vraag je toegang op
Begin hier ruim voordat je opzegt. Zolang de relatie nog goed is, is dit een normaal verzoek en meestal een kwestie van een paar mailtjes. Zodra je hebt opgezegd, verandert de toon soms.
Stuur één nette mail met een lijstje: "Ik wil mijn administratie op orde brengen. Kun je mij eigenaar of beheerder maken van de volgende accounts, op dit e-mailadres?" Voeg je lijst toe. Vraag niet om wachtwoorden, maar om een uitnodiging op jouw adres. Dat is veiliger en het werkt bij vrijwel alle diensten zo.
Let op het verschil tussen beheerder en eigenaar. Een beheerder mag dingen wijzigen, een eigenaar mag ook andere mensen toevoegen en verwijderen. Bij je Google-bedrijfsprofiel wil je eigenaar zijn. Bij je domeinnaam wil je dat de registratie op jouw bedrijfsnaam en jouw contactgegevens staat, niet alleen dat je mag inloggen.
Vraag niet om wachtwoorden, maar om eigenaarschap. Een wachtwoord kan veranderen, een eigenaarsrol blijft van jou.
Als je bouwer niet meewerkt
Soms komt er geen antwoord, of alleen een vage belofte. Blijf zakelijk en zet je verzoek op papier met een redelijke termijn erbij. Meestal is het geen onwil maar drukte.
Kom je er niet uit, dan is je domeinnaam het aanknopingspunt. Je kunt bij de instantie die Nederlandse domeinnamen beheert opzoeken bij welke provider jouw naam geregistreerd staat en wie als houder vermeld is. Staat jouw bedrijf als houder genoteerd, dan kun je de verhuizing bij die provider zelf in gang zetten. Staat er een ander, dan heb je medewerking nodig en is de afspraak in je contract leidend.
Voor je Google-bedrijfsprofiel bestaat een aparte route: je kunt eigendom opeisen, waarna de huidige beheerder tijd krijgt om te reageren. Reageert die niet, dan kun je het profiel overnemen. Voor je website zelf geldt: teksten en foto's die jij hebt aangeleverd of betaald, zijn van jou. Een kopie van je pagina's maak je desnoods handmatig, door alles naar een tekstbestand te plakken en de foto's op te slaan.
Zo voorkom je het de volgende keer
Maak één zakelijk e-mailadres, bijvoorbeeld een adres dat niet aan een persoon hangt, en zet dat overal als eigenaar. Nodig je bouwer daarna uit als beheerder. Dan kan hij alles doen wat nodig is, en blijf jij aan het stuur.
Zet de inloggegevens in een wachtwoordkluis in plaats van in een mapje of op een briefje. Zet één keer per jaar een kwartiertje in je agenda om de lijst na te lopen: klopt de houder van mijn domeinnaam nog, staan de juiste mensen erbij, is er iemand vertrokken die er nog in kan.
Bij joepa staat je domeinnaam op jouw naam en krijg je gewoon toegang tot je eigen spullen. Niet omdat dat bijzonder is, maar omdat het hoort.
Samengevat
- Regel toegang vóórdat je opzegt, niet erna.
- Domeinnaam, hosting, e-mail, Google-profiel en statistieken zijn de vijf die tellen.
- Vraag om een eigenaarsrol op jouw e-mailadres, niet om wachtwoorden.
- Bij je domeinnaam gaat het om de houder, niet alleen om de inlog.
- Zet jezelf overal als eigenaar en je bouwer als beheerder.